8 Herramientas Tecnológicas que debes Conocer y Aplicar en tu Negocio
Cualquier que haya tenido un negocio conoce la infinidad de tareas que hay que llevar a cabo diariamente para poder mantenerlo a flote. Por eso, es aún normal encontrarnos con dueños que frente a la pregunta de si piensan modernizar su negocio, contestan que no tienen tiempo y/o interés.
Sin embargo, lo que ellos no saben es que en esa misma respuesta está la clave. El uso de tecnologías en los negocios nos ayuda, entre otras cosas, a tener más tiempo para dedicar a otras tareas que sí requieren nuestra atención.
Un negocio exitoso tiene que estar en continua actualización y al día de todas las actualizaciones que hay en el mercado y que se pueden aplicar a su estructura.
Si eres de los que aún duda o piensa que no existen herramientas tecnológicas que puedan darte una mano en tu negocio, te recomendamos seguir leyendo, ya que descubrirás probablemente más de una que podrá interesarte.
Los 8 Softwares que Debes Implementar en tu Negocio
1. OCR - Reconocimiento óptico de caracteres
¿Qué se esconde detrás de este nombre tan específico? Una de las herramientas más útiles de los últimos años. Se trata de softwares que se encargan de detectar el texto presente en una imagen o foto, y pasarla a texto real, editable y analizable.
Hasta aquí, nada relacionado con los negocios. Sin embargo, se trata de una problemática más común de la que creemos ya que afecta a un gran número de empresas. Solo hay que pensar cuántas veces nos han enviado facturas por foto a través del móvil, o emails con un archivo adjunto escaneado del que debemos transcribir toda la información para poder contabilizarlo.
Teniendo a las empresas y negocios en mente, Klippa ha desarrollado un software específico para analizar y detectar la información de las facturas de forma automática.
Este Programa de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) se encarga de todo. Solo debes asegurarte de adjuntar el archivo y en pocos minutos toda la información aparecerá ya clasificada y volcada a texto.
Además no solo transforma en texto, pues gracias a la aplicación de machine learning también reconoce a qué corresponde cada texto (información de la empresa, datos de contacto, productos, precios impuestos) y lo separa de forma automática.
2. Software de Gestión
A menudo también llamados programas de planificación de recursos empresariales ―ERP por sus siglas en inglés―, los software de gestión para pymes y negocios son una de las herramientas más útiles y populares de los últimos años
Se trata de herramientas que unifican toda la gestión del negocio en un solo lugar, manteniendo, de todas formas, la independencia de cada departamento.
En un negocio, todo está conectado: las ventas y el almacén, las compras y la contabilidad, la facturación y las ventas, es todo un ciclo, por lo que es lógico que utilicemos una herramienta sola para gestionar todos estos aspectos.
Además de facilitar y automatizar procesos, podemos tener toda la información disponible en todos los departamentos. Por ejemplo, en contabilidad pueden acceder fácilmente a las facturas de venta y compra o las nóminas, sin necesidad de perder tiempo pidiéndolas.
Cuanto más centralizado esté el cuadro de mando y las operaciones, más cómodas y rápidas serán nuestras gestiones.
3. BRMS
Un BRMS es, según sus siglas en inglés, un sistema para la toma de decisiones basadas en reglas de negocio.
Se trata de sistemas que se encargan de facilitar y mejorar la toma de decisiones, ya que centralizan y gestionan las llamadas “reglas del negocio”.
Las reglas del negocio son un conjunto de lógicas ―políticas, definiciones, restricciones, normas ― que se aplican sobre determinados objetos del proceso empresarial para conseguir sus objetivos.
A través del uso de un BRMS, las empresas aplican soluciones tecnológicas como la automatización para que la toma de decisiones sea más rápida y eficiente.
Estas herramientas permiten a las empresas, además, aplicar las reglas del negocio establecidas previamente a la toma de decisiones sin necesidad de depender del departamento de IT para interpretarlas y analizarlas.
Las reglas suelen encontrarse bajo código en los softwares, por lo que sin un conocimiento previo en programación son básicamente jeroglíficos. Los BRMS facilitan su acceso a cualquier persona.
De modo que si un analista de negocios quiere ver las reglas que se están aplicando, puede hacerlo fácilmente y entender correctamente de qué se tratan.
4. BPMS
Los BPMS son plataformas para la gestión de los procesos de los negocios. Se trata de softwares integrales en el verdadero sentido de la palabra ya que se encargan de orquestar todos los procesos, aplicaciones, personal e información de la empresa.
La función principal de los BPMS es encargarse de optimizar los procesos de nuestra empresa. Podemos pensar que la empresa funciona, por tanto, los procesos también. Pero siempre hay lugar para mejoras adicionales.
El funcionamiento de los BPMS es por fases y va de la siguiente manera:
- Modelización: es la fase en la que se preparan y diseñan los procesos.
- Ejecución: cuando se ejecutan los modelos diseñados en la fase de modelación.
- Control: se monitorizan y controlan los resultados de la ejecución de los procesos diseñador.
- Mejora: analizando los procesos y resultados, se realizan cambios en la modelación para optimizar su funcionamiento.
5. Herramientas de analítica
Los datos son casi el equivalente al oro en el mundo de los negocios digitales. Gracias a ellos podemos ver cómo se encuentra nuestro negocio, ver el estado en tiempo real y a la vez planificar el futuro.
La analítica de datos, aunque parezca tecnología super avanzada y que requiere de una gran formación, no siempre es así. De hecho existen softwares que se encargan de analizar los datos y presentarlos de manera sencilla para que cualquiera con un poco de sentido común pueda interpretarlos.
Desde el número de visitas, las compras, carritos abandonados, minutos y segundos dedicados en cada página, la IP y país de origen del cliente, cómo llega a nosotros y hasta cuales son sus preferencias. Todo esto ―y más― podemos recabar automáticamente y verlo en tiempo real gracias a estas herramientas.
El uso y análisis de estos datos pueden ser cruciales a la hora de tomar decisiones sobre la planificación de nuestro negocio y sobre nuestras campañas de marketing. Conociendo a nuestro público, podemos generar contenido específico para ellos y adelantarnos a sus necesidades.
6. ECM
Las empresas hoy en día tienen en su haber una cantidad exagerada de documentos, datos y contenido que a menudo se almacena, pero sin pensar, de manera automática.
Cada departamento genera, inevitablemente, cantidades y cantidades de documentación que a menudo está mal almacenada y gestionada. Nos encontramos con carpetas llenas de documentos que luego son imposibles de encontrar.
La solución para la gestión del contenido de las empresas son los ECM. Se trata de herramientas que ayudan a acceder y gestionar todos los documentos de manera fácil y rápida.
Podemos ahorrar mucho tiempo si nuestros archivos están correctamente indexados, sus metadatos son correctos y tenemos una herramienta que nos facilita su búsqueda.
Ya que es imposible deshacernos de muchos de los documentos que tiene nuestra empresa, utilizar un software que nos ayude a gestionarlos es la mejor solución.
7. Minería de procesos
Anteriormente hemos hablado de la analítica enfocada desde el punto de vista del marketing. Sin embargo, podemos aprovechar estos datos para otros aspectos más útiles dentro de nuestra empresa.
El concepto es el mismo. Las empresas gestionan una gran cantidad de datos hoy en día que pueden ser aprovechables en distintas maneras. En este caso, se analizan los datos sobre los procesos internos de la empresa.
La minería de procesos ― o process mining en inglés ― se encarga de trasvasar todos estos datos y exponerlos de manera clara para que se puedan utilizar como base para tomar decisiones respecto a la mejora de los procesos y su optimización.
En los casos que encontramos datos más difíciles de desencriptar o poco claros, es cuando la minería de procesos resulta más útil. Ya que nos puede ayudar a determinar si hay cuellos de botella, procesos ineficientes o trabajos duplicados.
8. RPA
El concepto de RPA es el más futurístico que nos encontramos entre esta recopilación de herramientas. Sin embargo, se trata de una tecnología utilizada a día de hoy por muchas empresas.
Se trata de la automatización robótica de procesos. Es decir, dejar que las máquinas se encarguen de tareas de forma automática.
Dicho así suena a ciencia ficción, pero no nos referimos a robots como tales, sino a programas, sistemas o algoritmos digitales que son programados para llevar a cabo tareas periódicas.
Sería un equivalente a una cadena de montaje digital, pero con inteligencia artificial aplicada, de modo que se mejora y personaliza cada acción. Y, a la vez, se recopilan datos para optimizar la realización de las tareas.
Conclusión
Si estas herramientas te han parecido interesantes, probablemente te interese la hiperautomatización, solo que aun no lo sabes.
Se trata, básicamente, de utilizar estas herramientas en su conjunto para poder conseguir una gestión de la empresa digital y automatizando todos los procesos posibles.
Si te interesa el concepto y este artículo, puedes encontrar más sobre hiperautomatización aquí.
